如何利用手帐提升效率

一只银色的陀螺:

 这本是我以前在手帐入坑100天时写的一篇文章,那时候各方面使用都还有些稚嫩。最近来问我手帐怎么使用、怎么与学习结合的人又逐渐多起来,就干脆把这篇文做以修改重新发布,希望对大家有所帮助。

先简单介绍下我的生活处境。我在校、院学生会和班级都担有职务,并且会时不时地出校参加一些比赛,所以时间安排时常会有冲突。再加上性格里本就有些丢三落四,在大一时期我曾不止一次忘记交材料、开会这种很重要的事情,所以我入手帐的初衷就是希望有个本子可以记录每天的预约事宜,并帮助规划时间安排。经过一段时间的摸索学习,我的手帐终于摆脱最初四分五裂的一团糟,而形成了这样一种固定模式。





手帐本子是Moleskine的weekly,俗称小黑本,是一周两页的形式。左侧是标好日期的固定栏,用来记录每日的待办事项;右侧是空白横格,用以补充详细的计划表、时间推进表、生活记录/打卡以及作业或考试要求等,发挥空间较大,根据每天发生的事情和心情也会在喜欢的地方标注一些心得/反思。

一般情况下,学校和学院都会提前安排未来的一些事务,如下周甚至下下周的某天有会议或者考试之类,我就把固定栏分成左右两部分,在这一天之前就定下来的事情都写在左边,写满后再按照时间顺序或者接到通知的顺序依次列在右边部分,有格外重要需要突出标记的就用不同颜色的笔书写。大多数时候我都会按照完成的时间顺序来记录,一件一件往下走,节约了很多寻找下一事项的不必要时间。





将所有事宜记录下来并提醒自己就已经达到了入手帐的一个基本目的,而至于这种记录方式为何能够进一步帮助提升效率,个人认为有两个主要原因。

一是给大脑“腾地方”。做事情时势必要专心才得以高效,如果做一件事时心中还想着其他待办事项,自然难以快速又高质地做好手头工作。所以要把每天的事项记录下来,用GTD的话说就是把事情从脑子里移到本子上。让本子帮你记着这一天必须做的事情,大脑就可以专注于眼前,而又不会落下重要任务。

需要注意的是究竟哪些事情应该往本子上写。我选择的是Weekly,注定了每天只有一小块固定位置,把一切琐碎事无巨细地记下来必定地方不够也没有必要。GTD的定义是完成时间超过2分钟的事情才有记下来的意义,但就算是超过2分钟的事一天算下来也还是数不胜数,我自己会选择记录最为重要、最易忘记的事。比如提前一周交代的会议行程,上课时收到的通知内容,最近期末也会安排复习进程,每天一定要完成哪一部分的复习,再比如我经常写上“今天要买洗发露”这样的内容提醒自己,因为对我而言平时脑子里装的基本都是工作和学习,生活上的很多事情就会百分之百忘记。当然具体记什么是个人的选择,在最初使用手帐记录的一个月里我几乎摸不到头脑,待办事项记得乱七八糟,也经常想不起来查看是否有遗漏,对生活并没有什么实质性的帮助。在近一年的记录里我才慢慢摸索出来适合自己生活方式的记录模式,才逐渐让手帐融入生活、帮助生活。

特别要注意的是,学习、工作和生活上的事情都列在小小的方框里必然涉及到分类的问题,否则寻找自己要找的事宜时定会浪费时间。初时我试着学习一些手帐达人的方法用不同色的荧光笔来标记,希望用这种显眼的方式起到分类的作用,但如果在刚写完就标记的话会导致黑色字迹洇墨,等待它干了再画的话又觉得不太顺手,所以发觉别人的技巧并不一定适用自己,便改用不同的符号来表示。以前所有的事项我都统一使用三角符号来标记,现在只有工作上的事情用三角,学习则用五角星、生活用圆点,一目了然又符合个人习惯。

 




二就是执行任务的一个意识。这是心理上的一个微妙改变,把仅仅在脑子里想的事落实在笔头上变成白纸黑字的记录,就好像真的变成了一个任务,放在那里等着我们挑战后再自豪地划上一个勾。写下来,事情就变得更严肃、更正式,从另一个方面督促我们快快把它们解决掉。而且在我最开始试着罗列出来所有事情后,才第一次主观地感受到自己一天究竟有多少件事情摆在眼前,不马上行动起来的话无疑又要晚睡,这种压力也一起推动着自己快速把事情解决掉,效率自然而然地有提升。

除此之外,运用手帐很重要的一个目的就是习惯的养成。高效率做事本身就是一个习惯,好像那句流传度很高的句子——优秀是一种习惯。并且,生活中并不是只有繁杂的工作和高强度的学习,身体健康和放松享受也同样重要,所以我的本子中经常会记录生活中开心的事情,或者设计一些生活小习惯养成的打卡计划。所谓身体是革命的本钱,用手帐把健康也一起监管起来可谓是一举两得之妙。

最后一定要强调一下的就是我写在扉页上的话:赢在执行。永远在观望而永远不亲自尝试,就永远不会知道手帐会给生活带来多大的改变;同样的,只是买了本子而不督促自己好好执行每一天的每一项任务的话,也无法从本质上提升做事效率及质量。脑子里的东西一定要运用到实处、并且与自己的生活实际相契合,才能达到真正想要的效果。

 



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